メニュー

Web会議よくあるご質問(FAQ)株式会社 アーク写本

当社は日本語の音声反訳を専門とする会社です

初めてコール

0120-555-107受付時間
平日9:00~17:00

お問い合わせ・ご依頼はこちら

Web会議よくあるご質問(FAQ)

 

Web会議を開催したいのですが?

ご利用可能なWeb会議システムをお使いください。(Microsoft Teams・Zoom・Google Meet・WebEx等)

 

Web会議システムはパソコンやインターネット接続環境によって音声・映像状態が不安定になる可能性があります。

また、参加者のネット環境によっても音声や画質に偏りがありますので、

本番前にテストを行い、出席者全員の声がはっきり録音できることを確認してください。

 

Microsoft Teams・Zoom・Google Meet等での会話を、文書化できますか?

はい、できます。

 

Web会議システムでは、m4a(音声ファイル)・mp4(動画ファイル)等が保存されます。

それらのデータを弊社契約サーバーに、または大容量のデータを転送できるファイル転送サービス等に

アップロードし、作成されたダウンロードURLをメールにてご連絡ください。

 

反響して鮮明に聞こえない・途切れ途切れになっているなどの音声は、音声反訳に適しません。

録音の際にはご注意ください。

 

Web会議の進行についてですが、開催側で気をつけておくことはなんですか?

初めてWeb会議に参加する人への配慮として、会議開始より30分早めに入室できるように設定し、画面や音声の操作

指導を行うようにしてください。

 

司会進行者には、10分前には部屋に接続して出席者を迎えるようにし、早めに接続してきた人と雑談をするなどして

場づくりを行う。同時に出席者の画面や音声の確認を行うようお願いしてください。

WEB会議では、聞き取りづらい・聞き取れない要因は様々あります。

司会進行者の音声が聞こえているかを尋ね、その返事の音声を聞いて、マイク位置等の調整お願いしてください。

 

司会進行者には、会議出席者を確認したうえで議事をスタートするようお願いしてください。

会議の目的と議題は、必ず事前に共有してください。スムーズに会議をスタートさせるための大前提となります。

(画面データでの資料共有をお勧めします)

 

司会者・議長の方へ、議事の進行だけではなく発言の交通整理も行っていただくようお願いしてください。

出席者の様子を注意深く観察し、必要に応じた確認を入れながらの早めのフォローをお願いしておきます。

 

出席者がWeb会議に慣れていない場合など、いつも以上に発言がしにくい環境になります。

発言のタイミングがわかりづらいことがありますので、

司会者・議長が「〇〇さんはいかがですか」、「Aさん、Bさん・・・Dさん」の順番でお願いします。

などと指名して、発言を促すようにしてください。

 

発言時のルールを出席者同士で共有しておくと、スムーズに会議を進めることができます。

(画面データの使用をお勧めします)

  • 発言者を特定するために、名乗ってから発言する。
  • 話し終わったら「以上です」と言うようにする。
  • 発言を聞いて理解ができたら、頷きやOKサインを出す。

などです。

 

出席者に、いつもよりはっきりと、簡潔に、ゆっくり話すことを促してください。

発言が聞き取りにくい場合は、すぐその場で聞き返したり・繰り返し発言していただくようお願いしてください。

 

発言していないときはミュート(消音)にしておくよう、事前に周知してください。

(雑音が入る出席者がいるときは、司会者がミュートにしましょう)

離席される参加者には、理由を手書きした「メモ紙」を、立てかけておくようお願いしてください。

 

会議を終える前に、会議中に話し合われたこと、決まったこと、決まらなかったことなどを確認するようお願いしてく

ださい。

 

 

 

□ 録音前の対策として、出席者各自のパソコンやICレコーダー等でのサブ録音をお勧めいたします。

メイン録音で欠けてしまった箇所が補える可能性があります。

 

出席者に、静かな環境での参加をお願いしてください。

 

 

□ Web会議に参加できる環境の準備について

 

Web会議システムは、主催者から参加URL(アドレス)とID・パスワードが届けば、

いつでもどこからでも参加できます。

ご参加いただく場合には、パソコンにWebカメラとマイク(ヘッドセット等)を接続するだけです。

内蔵の場合は不要ですが、

Web会議用のヘッドセット(USB接続)を外付けすることで、より快適な通話が可能になります。

 

参加者がWeb会議に参加する前の注意事項としては、

ミュート(消音)に設定してください。

カメラは常時オンにして、ご自身の顔が画面に映るように設定してください。

 

無線LANでの接続の場合、通信状況よっては音声が途切れたり画像の乱れが生じる場合があります。

事前にLAN環境をお確かめいただき、可能な限り安定した通信ができる場所での参加をお勧めいたします。

 

 

 

□ TV会議に参加できる環境の準備

事務所・教室・スタジオなどに、あらかじめマイク・スピーカー・ディスプレイ・カメラなどの会議に必要な

環境(専用機材)をセットしておき、1箇所から会議に参加する方法。

これにより、1対多数~多数対多数でのオンライン会議が可能となります。

 

その他ご質問やご不明な点がございましたら、まずはお気軽にお問い合わせください。

お問い合わせ・ご依頼は

03-6909-2034受付時間
平日9:00~17:00

メールでのお問い合わせ・ご依頼はこちら

PAGETOP